聊城职业技术学院政府采购内部控制规范
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大 中 小第一章 总 则
第一条 为深化聊城职业技术学院(以下简称“学校”)政府采购制度改革,强化学校采购人主体责任,促进政府采购提质增效,优化学校政府采购营商环境,防范学校政府采购廉政风险,根据《山东省财政厅关于印发山东省政府采购预算单位内部控制规范》(鲁财采〔2023〕8 号)有关规定,根据学校实际,制定本规范。
第二条 按照“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与严格问责并行”的原则,以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程,形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的学校政府采购内部运转和管控制度。
第三条 学校在采购过程中,应主动落实支持本国产品、科技创新、绿色采购和乡村振兴,促进中小企业、监狱企业、残疾人福利性单位发展等政府采购政策。
第二章 管理机构及职责
第四条 学校成立采购工作领导小组,组长由院长担任,副组长由分管后勤、财务工作的院领导担任,成员包括党政办、财务处、后勤处及相关部门负责人,负责统一领导和管理学校采购工作。领导小组下设办公室(以下简称“采购办”),采购办设在后勤处,作为学校政府采购工作归口管理部门,采购办主任由分管后勤工作的院领导担任,成员由党政办、后勤处、财务处及相关人员组成。后勤处处长担任学校政府采购专责人员,负责本单位政府采购日常工作,其要熟悉政府采购法律法规,按时参加政府采购培训。
第五条 需求部门主要负责预算编制、采购需求制定、合同履约验收、资金支付等工作,后勤处主要负责采购活动组织、质疑投诉答复、代理机构管理等工作。具体工作职责按照《聊城职业技术学院采购管理办法》(聊职院发〔2023〕16号)执行。
第六条 加强采购岗位风险防控。学校实行关键岗位定期轮岗制度和不相容岗位分离制度。各部门在需求制定、履约验收等重点环节应当安排2人以上共同办理,并明确主要负责人。同时,采购需求制定与内部审查、采购文件编制与复审、采购组织与履约验收、合同签订与验收等关联岗位互相分离。
第七条 政府采购事项需经党委会同意并形成会议纪要后实施。对涉及民生、社会影响较大、预算金额较大的事项,法律顾问要参与进行合法性审查,决策过程要形成完整书面记录,任何个人不得单独决策或擅自改变集体决策。
第三章 政府采购预算管理
第八条 所有政府采购项目(包括执行《中华人民共和国招标投标法》的政府采购工程项目)都纳入政府采购预算编报范围,做到应编尽编,坚持先有预算后采购,严禁超预算、无预算开展政府采购。要依照《财政部关于印发政府采购品目分类目录的通知》(财库〔2022〕31号)要求,列明拟采购项目的名称、数量和预算金额等内容。
第九条 各部门应提前做好需求论证和市场调研,科学编制政府采购预算,做到编实、编准、编细。项目预算年度执行中原则上不予调整,确因工作需要调整的,由使用单位报学校党委会或院长办公会讨论决定,并报市财政局批准后,按照相关规定履行变更程序。
第十条 年初政府采购预算批复后,财务处应统筹规划年度预算执行进度;使用单位应及时备案政府采购计划,抓紧细化采购需求,尽快开展采购活动。预算尚未批复的项目,如确有必要,可充分利用“预采购”制度,提前组织开展采购活动。
第四章 采购需求管理
第十一条 各部门应严格按照《财政部关于印发〈政府采购需求管理办法〉的通知》(财库〔2021〕22号)等相关规定,开展采购需求管理各项工作。1000万元以上的货物、服务采购项目、3000万元以上的工程采购项目和技术复杂、专业性较强的项目应开展需求调查。可通过咨询、论证、问卷调查等方式,向不少于3个具有代表性的市场主体开展需求调查,了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息,可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购以及其他相关情况,科学合理确定采购需求。
第十二条 按照《聊城市财政局关于推行政府采购公平竞争和政策功能审查制度的通知》(聊财采〔2023〕15号)要求,学校对采购需求实施审查制度。所有政府采购项目,在采购文件发布前,应当经过采购办进行审查,在审查的基础上,形成《政府采购文件公平竞争和政策功能审查表》,经采购人、采购代理机构审核确认后随采购文件发布并存档。
第十三条 各部门应根据采购预算和需求调查结果编制采购需求。采购需求应当清楚明了、表述规范、含义准确;应当符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定;应当符合中央八项规定精神,厉行勤俭节约;应当符合国家强制性标准,遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定;应当符合采购项目特点和实际需要,不得超标准编制采购需求。
第五章 采购文件编制
第十四条 后勤处应当根据项目特点和采购需求,配合使用单位编制采购文件。采购文件的内容应该包含对投标(响应)供应商的资格、资信要求,对货物、工程和服务的质量、价格、效率等关键因素的评审标准,合同主要条款、支付计划等。不得要求或标明供应商名称或者特定货物的品牌,不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件,不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇。
第十五条 采购文件对投标(响应文件)的格式、形式要求应当简化明确,不得因装订、纸张、文件排序等非实质性的格式、形式问题限制和影响供应商投标(响应)。对于供应商能够在线提供的材料,不得要求供应商同时提供纸质材料。
第十六条 优先采购本国货物、工程和服务,确因采购项目在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取的、为在中国境外使用而进行采购的,以及其他法律和行政法规另有规定的,可以选择采购进口产品。采购进口产品申请获得市财政局核准后,应当在采购文件中标注“允许采购进口产品,但不能排斥国内同类产品参与竞争”。未报进口产品采购申请或采购申请未经核准的,一律不得采购进口产品。
第十七条 严格落实政府采购支持中小企业发展政策要求,通过预留份额比例、评审价格扣除、鼓励联合体投标或分包等措施,促进中小企业健康发展。拟采购的产品属于节能产品或环境标志产品品目清单范围的,应当对获得节能产品、环境标志产品认证证书的产品,实施优先采购或强制采购。采购文件中应当载明合格产品的条件和节能产品优先采购的评审标准。
第六章 项目组织实施
第十八条 学校根据《聊城职业技术学院政府采购代理机构遴选与管理实施办法》(聊职院发〔2023〕10号)遴选社会代理机构。根据项目特点、代理机构专业领域和综合行为评价结果,在学校遴选采购(招标)代理机构备选结果中自主择优选择与项目特点相适应的代理机构。签订委托代理协议时,要约定双方权利义务,明确采购代理范围、权限、期限、档案保存、代理费用收取对象、方式及标准、协议解除及终止、违约责任等具体事项。
第十九条 评审专家由学校委托的采购代理机构通过专家管理系统随机抽取。对符合相关法律法规规定,通过随机方式难以确定合适评审专家的,经市财政局同意,学校可以自行选定相应专业领域的评审专家。相关书面材料应作为采购文件归档备查。
第二十条 使用单位应委派人员作为采购人代表参加评审,出具授权委托书并签署廉政责任承诺书。采购人代表不得担任评审委员会组长,不得领取评审劳务报酬,不得在评审现场发表倾向性或者歧视性言论。采购人代表的打分经评审委员会一致认定畸高或畸低的,应当在签署评审报告时作出书面解释。
第二十一条 采购办应在法定时限内按照采购文件的规定确定中标(成交)供应商,除财政部规定的情形外,不得以任何理由组织重新评审。不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。
第二十二条 采购办应按照信息公开要求在“中国山东政府采购网”及学校门户网站全面、准确、及时公开政府采购信息。意向公开时间不得晚于采购公告发布前30日。
第七章 质疑答复和监督检查
第二十三条 供应商对政府采购活动事项依法提出询问的,使用单位应当在3个工作日内作出答复,但答复的内容不得涉及商业秘密。收到质疑后,采购办应当在7个工作日内作出答复,答复内容应当完整、客观、公正,不得拒收供应商在法定质疑期内发出的质疑函。询问或质疑事项可能影响中标、成交结果的,应当暂停签订合同。已经签订合同的,应当中止履行合同。
第二十四条 财政部门依法进行投诉处理调查取证的,学校相关部门和人员应当如实反映情况并提供相关材料。对在政府采购活动及询问答复和投诉处理过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私和依法不予公开的信息,采购人员和有关人员应当保密。学校收到暂停采购活动通知后,应当立即中止采购活动,在法定暂停期限结束前或财政部门发出恢复采购活动通知前,不得进行该项采购活动。
第二十五条 学校政府采购活动接受财会监督以及纪检监察、审计等有关部门的纪检监察、审计和监督管理。对采购活动中的违法违规行为,及时调查处理。涉嫌犯罪的,移交相关部门依法追究刑事责任。所有参与政府采购管理的工作人员均应遵守国家相关法律法规规定,按规定的职责范围、程序开展工作,坚持原则、廉洁自律,主动接受监督。
第八章 合同管理
第二十六条 使用单位和中标单位应在法定时限内按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。采购合同的实质性内容应当符合采购文件的规定。不得对采购文件确定的事项和投标(响应)文件作实质性修改。不得向中标、成交人提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,补充合同金额不得超过原采购合同金额的百分之十。合同签订后,应当及时进行公开和备案,公开及备案的内容应当真实、准确、完整。
第二十七条 中标(成交)通知书对采购人、中标(成交)供应商均具有法律效力。中标(成交)通知书发出后,采购人改变中标(成交)结果的,或者中标(成交)供应商放弃中标(成交)资格的,应当依法承担法律责任。中标(成交)供应商拒绝签订合同的,学校可以根据采购文件规定,按照评审报告推荐的中标、成交候选人名单排序,确定下一候选人为中标或者成交供应商,也可重新开展政府采购活动。
第二十八条 学校在政府采购项目中收取履约保证金的,应当允许供应商自主选择以保函、支票、汇票、本票等非现金形式缴纳,并在合同中约定履约保证金退还的方式、时间、条件和不予退还的情形。履约保证金数额不得超过合同金额的10%,不准收取法律法规规定以外的保证金。
第二十九条 学校政府采购禁止转包和非法分包。根据项目需要,可以同意中标(成交)供应商依法将采购项目的非主体、非关键性工作进行分包,但不得再次分包,不得强行要求中标(成交)供应商使用指定的分包供应商。允许采用分包方式履行合同的,应当事先在采购文件中明确,同时还应当明确可以分包履行的具体内容、金额或比例。
第三十条 对于延续性服务项目,使用单位应提前做好延续性服务项目的跨期衔接工作,并在上期合同期满前一个月通过“预算一体化系统”备案后,开展合同续签相关工作。使用单位应当在续签合同开展前及时登录“中国政府采购网”“中国山东政府采购网”“信用山东”等信用平台,认真查询供应商信用记录,不得向被禁止参加政府采购活动的供应商授予政府采购合同。
第九章 履约验收及付款
第三十一条 根据“采验分离”原则,学校依据《聊城职业技术学院政府采购履约验收试行办法》(聊职院发〔2022〕17号)进行验收。验收小组应当在收到验收建议之日起7个工作日内启动项目验收,并形成项目验收书,参加项目评审人员不得作为验收小组成员参与验收。项目验收合格应作为政府采购项目财政性资金支付的必要条件。
第三十二条 对于满足合同约定支付条件的,学校财务处应当及时将资金支付到合同约定的供应商账户,不得以机构变动、人员更替、政策调整等为由延迟付款,不得将采购文件和合同中未规定的义务作为向供应商付款的条件。
第三十三条 结合学校项目实际和供应商资信情况,在签订合同后可以预付一定比例的合同款项给中标(成交)供应商,预付款比例原则上不低于合同金额的30%;对于资信状况良好、履约能力较强的中标(成交)供应商,可适当提高预付款比例。
第三十四条 学校财务处应积极配合金融机构和中标(成交)供应商开展政府采购合同融资业务,在合同签订、账号变更、验收付款等方面给予必要支持,但不得干预中标(成交)供应商自主选择金融机构。
第三十五条 政府采购合同的履行、违约责任和争议解决等适用《中华人民共和国民法典》。
第三十六条 学校党政办公室法规档案科负责妥善保存采购文件,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。关于项目采购的决策意见、会商意见等应一并纳入档案管理。如涉及电子交易,电子资料作为项目采购档案的一部分,管理保存应当符合有关法律法规规定。
第十章 采购绩效管理
第三十七条 学校财务处按照《山东省省级政策和项目预算绩效目标管理办法》(鲁财绩〔2020〕6号)对学校的政府采购项目实施全过程绩效管理。
第十一章 自行采购
第三十八条 对于集中采购目录以外、采购限额以下的非政府采购项目,按照《聊城职业技术学院采购管理办法》(聊职院发〔2023〕16号)相关规定执行。
第三十九条 学校采购办应当按照法律法规以及采购文件的要求,对自行采购项目投标(响应)供应商进行资格审查,审查内容包括但不限于:供应商的资质条件;不同供应商的单位负责人是否为同一人,或是否存在直接控股、管理关系;是否存在因违法行为而被禁止参加政府采购活动情形等。资格审查的记录及相关证据,应当与其他采购文件一并保存。
第四十条 自行采购项目遵循简易、高效的原则组织实施采购,可以结合项目需求特点简化程序和信息公开方面的规定要求,但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇。
第四十一条 对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施、需要即时确定供应商的自行采购项目,可以依据《聊城职业技术学院采购管理办法》中的相应规定执行。
第十二章 附 则
第四十二条 学校的涉密政府采购项目按涉密政府采购管理有关规定执行。
第四十三条 学校科研仪器设备的采购活动,按照财政部门的有关规定执行。
第四十四条 纳入财政预算管理的学校建设工程招投标活动,依照《中华人民共和国招标投标法》等有关规定执行,预算管理、政策功能有关要求按照政府采购有关规定执行。
第四十五条 本规范自印发之日起施行。本规范未尽事宜,或者本规范执行期间,国家和省出台新规定的,按照新规定执行。
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